Alle origini dello Stato civile di Toscana: il periodo francese
La nascita dello stato civile fu uno dei grandi cambiamenti che segnarono il passaggio dall'antico regime all'età contemporanea: con tale istituto, infatti, le istituzioni civili occuparono un terreno che era tradizionalmente stato della Chiesa. Questa infatti, sin dalla fine del XVI secolo, con il concilio di Trento, aveva affidato ai parroci il compito di tenere e conservare appositi registri, noti come "libri canonici" per registrare in modo sistematico nascite e battesimi, matrimoni e decessi.
Lo stato civile come ancora oggi lo intendiamo correntemente venne introdotto in Toscana durante il periodo della dominazione francese, e cioè a partire dal 1808, quando, con deliberazione del 12 dicembre, la Giunta straordinaria di Toscana, organo di governo che aveva il compito di predisporre l'inserimento dell'ex Granducato di Toscana nell'Impero francese, dispose che a tenere i registri delle nascite, dei matrimoni e delle morti fosse l'amministrazione civile al livello delle comunità locali, dette mairies, mediante la figura del maire che ne avrebbe ricevuto e conservato gli atti quale pubblico ufficiale e unico referente nei confronti dell'amministrazione centrale.
La normativa napoleonica, a tale proposito, disponeva che i registri per lo stato civile venissero forniti dalle prefetture agli ufficiali di stato civile in doppio esemplare, corredati di precise istruzioni sulla loro compilazione.
Gli atti prodotti in questo periodo sono in icona link forma di verbale steso dall'ufficiale di stato civile in presenza dei soggetti dichiaranti o contraenti e dei testimoni e riportano anno, giorno e ora di stesura dell'atto più alcune informazioni utili per identificare i soggetti interessati.
Alla fine di ogni anno, gli ufficiali dovevano consegnarne una copia all'archivio del comune in cui operavano, e una al Tribunale di prima istanza competente per il territorio, presso cui era attivo il procuratore imperiale che aveva, tra gli altri compiti, quello di vigilare sulla tenuta dei registri stessi. La cancelleria del Tribunale conservava anche i documenti di supporto agli atti di stato civile, oltre alle tavole riepilogative annue degli atti di nascita, matrimonio e morte registrati nelle diverse comunità e compilate da ciascun ufficiale.
Comunque, nel caso di individui cattolici, i registri di battesimo, matrimonio e morte tenuti dai parroci continuarono ad essere compilati da questi ultimi, pur senza valore ai fini dell'amministrazione civile.
Il periodo lorenese e l'Ufficio dello Stato civile di Toscana
La Toscana mantenne la legislazione francese fino al 1814, quando il restaurato governo lorenese abolì, con decreto del 1º maggio, il sistema dello stato civile così com'era stato istituito dai francesi, restituendo ai parroci la responsabilità della tenuta dei registri. Già il 28 maggio, però, una circolare imponeva loro di trasmettere ogni mese ai gonfalonieri delle rispettive comunità una nota contenente il numero e le generalità dei nati, dei morti e di chi avesse contratto matrimonio in ogni parrocchia. I gonfalonieri, a loro volta, dovevano trascrivere le note sui propri icona link registri e consegnarne un duplicato mensile alla Segreteria di Stato.
Fu con il motuproprio del 18 giugno 1817 che in Toscana fu istituito l'Ufficio dello stato civile, un organo centrale dipendente dalla Segreteria del regio diritto con compiti di coordinamento e vigilanza sull'operato dei parroci e dei cancellieri comunitativi in materia di stato civile e di gestione dei relativi documenti nel territorio dell'intero Granducato di Toscana.
Responsabile dell'attività era il Ministro dello stato civile, che lavorava con un aiutante, un registratore generale e parziale, un copista e quattro apprendisti. Tra le loro mansioni vi era quella di inviare alle comunità i moduli per compilare gli estratti degli atti di nascita, morte e matrimonio, le fedi negative (nel caso non ci fossero eventi da segnalare), i duplicati dei registri e in generale tutta la documentazione utile ad annotare gli atti di stato civile in ogni parrocchia (esempi: icona link registro parziale di atto per comunità, comunità di Arcidosso, matrimoni, 1819; icona link Estratto di atto per comunità, comunità di Marciano, nascite, 1843). I parroci ricevevano il materiale tramite i cancellieri comunitativi e, sempre tramite questi, lo riconsegnavano, compilato, con cadenza mensile (per gli estratti e le fedi negative) o annuale (per i duplicati dei registri di nascita, matrimonio e morte). In questo modo, i dati dello stato civile di tutto il territorio del Granducato confluivano e si conservavano unitariamente a Firenze.
Oltre che di raccogliere, verificare e conservare gli atti, l'Ufficio dello stato civile si occupava di compilare sulla loro base gli strumenti di ricerca che a tutt'oggi ne consentono il reperimento e la consultazione. L'operato dell'ufficio si estese anche ai registri del periodo napoleonico e a quelli risalenti agli anni in cui non era ancora attivo: ci fu insomma un recupero regressivo finalizzato a rendere immediatamente reperibili anche gli atti redatti dal 1808 al 1817.
A partire dal 1848, nell'ambito della generale riforma dell'apparato statale, la Segreteria del regio diritto fu soppressa e sostituita nelle sue principali funzioni dal Ministero degli Affari ecclesiastici, che ereditò la competenza sull'ufficio dello Stato civile di Toscana. L'anno successivo, inoltre, si formò una Direzione dello stato civile e statistica generale che, oltre alla raccolta e alla gestione degli atti, si occupava di predisporre, a partire da essi, gli elaborati statistici relativi all'andamento della popolazione nelle singole ripartizioni territoriali della Toscana (parrocchie, comunità, province) e in tutto il territorio del granducato.
In seguito all'unione della Toscana al Regno d'Italia, avvenuta nel 1860, lo stato civile continuò a funzionare fino a quando il Regio Decreto del 15 novembre 1865, n. 2602 stabilì che il servizio fosse assolto dai singoli comuni, come all'epoca di Napoleone. La nuova organizzazione entrò in vigore il 1º gennaio del 1866, giorno in cui era prevista, con R.D. 17 dicembre 1865, n. 2662, la soppressione dello stato civile di Toscana e il passaggio di tutte le «carte, registri e libri all'Archivio di Stato di Firenze».
(da http://www.archiviodistato.firenze.it/statocivile/fondo_storia.html)